Chuyển đổi số – Xu hướng của văn phòng coworking

Chuyển đổi số – Xu hướng của văn phòng coworking

Thời đại công nghệ 4.0 hiện nay đang khiến các nhà cung cấp văn phòng coworking phải đáp ứng được yêu cầu cao về ứng dụng chuyển đổi số. Chuyển đổi số giúp nâng cao tính bảo mật và an toàn dữ liệu, giải quyết được vấn đề diện tích, nhiệt độ và không khí cũng như đáp ứng được nhu cầu của khách hàng.

Đặc biệt trong bối cảnh Covid-19, các văn phòng vận hành theo cách truyền thống, không thích ứng được với sự phát triển của công nghệ tỏ ra thiếu sức cạnh tranh. Trong khi đó các văn phòng chia sẻ coworking lại tỏ vượt trội thông qua việc ứng dụng những tiến bộ kĩ thuật trong vận hành và kinh doanh để thu hút khách. Cùng tìm hiểu qua một vài ứng dụng công nghệ đang được áp dụng tại các văn phòng chia sẻ.

1. Quảng bá văn phòng coworking bằng “virtal tour”

Đối với lĩnh vực cho thuê không gian làm việc, nhà đầu tư bắt đầu quan tâm đến chuyển đổi số trong quảng bá hình ảnh. Đặc biệt, trong bối cảnh Covid toàn cầu, nhiều không gian làm việc chung đã lựa chọn giải pháp “virtal tour” để giữa an toàn cho khách hàng cũng như tạo sự khác biệt trong hoạt động tiếp thị, mang lại ấn tượng sâu sắc, làm khách hàng ghi nhớ khi xuất hiện nhu cầu.

Trăm nghe không bằng một thấy, nhất là khi khách hàng đã quá ngán ngẩm với hàng ngàn mẫu quảng cáo không chân thực mà họ tiếp xúc mỗi ngày. Chủ văn phòng coworking space thường xuyên cập nhật các hình ảnh, video về không gian, cơ sở vật chất, các tính năng đặc biệt thông qua nhiều hình thức trình bày sinh động như: 3D – 3D tour, 360 VR Tour, hình ảnh 360, video flycam…

Mặc dù còn khá mới mẻ ở thị trường Việt Nam, nhưng sự xuất hiện của không gian 3D thực tế ảo, 360 VR Tour là một giải pháp Marketing hiệu quả bởi hình ảnh được ghi lại thật gần như 100% mà không qua chỉnh sửa. Khách hàng sẽ hoàn toàn yên tâm và tin tưởng được trải nghiệm một cách đầy chân thực như đi dạo, tham quan hay nhìn ngắm từng chi tiết nhỏ nhất trong văn phòng coworking của bạn.

Một văn phòng coworking quảng bá trên virtal tour tại Singapore
Một ví dụ về văn phòng virtal tour tại Singapore

2. Phần mềm quản lí không gian

Xem thêm: PHẦN MỀM CRM – GIẢI PHÁP THÔNG MINH CHO KHÔNG GIAN LÀM VIỆC CHUNG

Trong những năm gần đây, mô hình không gian làm việc chung đang ngày càng phát triển tại Việt Nam cũng như trên thế giới. Các nhà quản lý cần dành nhiều thời gian hơn trong việc quản lý không gian, quản lý thiết bị, quản lý nhân sự ,cũng như quản lý khách hàng. Vì vậy, việc sử dụng một phần mềm quản lý không gian mang lại hiệu quả trong quản lý.

Lợi ích to lớn đầu mà phần mềm quản lý văn phòng làm việc chung mang lại là xử lí nhanh gọn việc đặt chỗ. Cụ thể hơn, nó giúp tiết kiệm thời gian, công sức liên quan đến đặt chỗ, check-in, check-out cho khách và kiểm tra phòng trống. Ví dụ, chức năng đặt chỗ của phần mềm Smartos cung cấp giao diện trực quan, có thể quản lý quá trình đặt chỗ nhanh chóng. Cung cấp thông tin cần thiết về việc đặt phòng, tổng số đơn, số phòng đã và chưa thanh toán, nhận phòng và trả phòng mỗi ngày, v.v.

Bằng việc sử dụng các phần mềm quản lý coworking space, các nhà quản lý không cần phải sử dụng bảng tính Excel, hay các cách nhập dữ liệu thủ công. Với phần mềm quản lý không gian, mọi thứ đều có thể tự động hóa. Hơn nữa, những phần mềm như Smartos còn có thể cung cấp các báo cáo về lựa chọn sử dụng không gian làm việc của khách hàng, vì vậy các chủ không gian có thể phân tích và đưa ra xu hướng hoạt động ở không gian của họ. Từ đó có thể đưa ra những đề xuất, thay đổi phù hợp với nhu cầu và mong muốn của khách hàng.

Đơn giản hóa việc lập hóa đơn là một lợi ích đáng kể mà các thành viên của không gian coworking muốn sử dụng phần mềm quản lý. Bên cạnh đó, người quản lý sẽ không còn phải đối mặt với những công việc khó khăn trong việc truy xuất hóa đơn. Hầu hết các phần mềm quản lý không gian chung đều có nhiều tùy chọn để thanh toán qua thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ. Sau đó, khách hàng sẽ tự động nhận được thông tin xác nhận qua email sau khi hoàn tất đặt phòng. Điều này mang lại cho các thành viên sự thuận tiện hơn và cũng giúp ngăn ngừa rủi ro liên quan đến hóa đơn thủ công.

giải pháp quản lý không gian coworking

Xem thêm: PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN PHÒNG COWORKING

3. Ứng dụng di động kết nối với khách hàng

Bên cạnh việc sử dụng các phần mềm CRM quản lý, các văn phòng coworking có thể sử dụng thêm ứng dụng di động được thiết kế riêng để phục vụ cho khách hàng của họ. Không chỉ dừng lại ở việc xử lí đặt phòng, ứng dụng di động còn hỗ trợ trợ tương tác tốt hơn với khách hàng thông qua chức năng tin nhắn hay xây dựng cộng đồng…

Ứng dụng di động còn có thể đóng vai trò như một thẻ thành viên nhưng có mức độ bảo mật cao hơn. Để đăng nhập, khách hàng có thể kích hoạt tính năng quét vân tay từ điện thoại của họ. Khi sử dụng ứng dụng di động này, thành viên của văn phòng chia sẻ coworking hoàn toàn có thể đưa ra yêu cầu hoặc kết nối với chủ không gian một cách dễ dàng.

Ví dụ với giải pháp White Label của Smartos, các chủ không gian coworking có thể tối ưu hóa vận hành, tháo gỡ được những khó khăn khi xử lí các tác vụ bằng tay và chăm sóc tốt hơn cho khách hàng của họ thông qua rất nhiều tính năng ưu việt:

  • Ứng dụng mang thương hiệu riêng của không gian: Đồng bộ hóa tất cả yếu tố nhận diện như logo, màu sắc, tên thương hiệu chỉ trong một ứng dụng di đồng nhỏ gọn. Giúp mang thương hiệu của đến gần hơn với khách hàng.
  • Quản lý đơn đặt thuê trực tuyến: Thay vì bảng Excel truyền thông và thao tác một cách thủ công, ứng dụng này sẽ quản lý dữ liệu trên hệ thống, giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu tối đa sai sót của nhân viên.
  • Kết nối cộng đồng cùng không gian làm việc, không gian sống: Khách hàng của bạn sẽ có cơ hội giao lưu, gặp gỡ nhau. Một cộng đồng các coworkers, freelancers, digital nomads… sẽ thu hút nhiều khách hàng đến với không gian của bạn hơn.
  • Tích hợp tính năng chăm sóc khách hàng: Đây là một yếu tố quan trọng mà những phương pháp quản lý dữ liệu thủ công không thể làm được. Dựa vào những thông tin được ứng dụng quản lý, dịch vụ khách hàng sẽ được cải thiện.
Giải pháp White Label App

4. Kết Luận

Thách thức của bối cảnh suy thoái kinh tế và dịch bệnh như hiện nay có thể đang mang đến một cơ hội mới để xây dựng lại các hệ thống lỗi thời và hợp nhất tất cả các dịch vụ trong một nền tảng trực tuyến. Việc ứng dụng công nghệ 4.0 vào quá trình vận hành và kinh doanh mang lại những lợi ích to lớn và thiết thực. Có thể nói, chuyển đổi số đang là xu thể tương lai của các nhà kinh doanh không gian làm việc chung – coworking space.

Đăng ký để nhận nội dung và tin tức mới nhất của chúng tôi trực tiếp vào hộp thư đến của bạn