6 Điều Cần Lưu Ý Trước Khi Thuê Phòng Họp Theo Giờ

6 Điều Cần Lưu Ý Trước Khi Thuê Phòng Họp Theo Giờ

Với xu hướng làm việc từ xa hiện nay, thuê phòng họp theo giờ là lựa chọn kinh tế nhất khi những công ty vừa và nhỏ dễ dàng có ngay phòng họp chuyên nghiệp mà không cần phải thuê một văn phòng cố định. Tuy nhiên, trong thị trường rộng lớn cùng vô số nhà cung cấp dịch vụ phòng họp cho thuê với nhiều mức giá chênh lệch khác nhau, bạn sẽ có thể gặp phải nhiều vấn đề khi lựa chọn một phòng họp tốt và phù hợp cho tính chất của buổi họp. Vì vậy, hãy cùng Smartos tìm hiểu 6 tiêu chí bạn cần cân nhắc khi quyết định thuê phòng họp theo giờ cho công ty mình nhé!

1. Giá cả 

Điều đầu tiên bạn cần lưu ý khi thuê phòng họp theo giờ đó chính là giá phòng họp. Tùy vào những không gian khác nhau, phòng họp cho thuê sẽ có những gói dịch vụ khác nhau như gói giờ, gói buổi hay gói ngày với mức giá dao động. Thông thường gói buổi và gói ngày sẽ tiết kiệm chi phí hơn so với gói giờ khi bạn thuê 1-2 tiếng lẻ.

Vì vậy, hãy xác định thật chính xác thời gian cuộc họp của bạn kéo dài bao lâu để lựa chọn gói giá phù hợp nhất cho mình. Thêm 1 tip trước khi quyết định thuê phòng họp, bạn nên tìm hiểu và khảo giá từ 3-4 không gian khác nhau để đưa ra được sự so sánh về giá cả và dịch vụ của các bên, như vậy sẽ rất có lợi cho tài chính của công ty bạn đấy!  

2. Chất lượng & Tiện ích

thuê phòng họp theo giờ

Một điều quan trọng mà bạn nên nhớ khi thuê phòng họp đó là khảo sát chất lượng và những tiện ích bao gồm trong phòng họp đó. Đặc biệt đối với những cuộc họp nội bộ quan trọng hay gặp mặt khách hàng, người thuê phòng nên dành thời gian khảo sát trực tiếp tại nơi mình có ý định thuê phòng. Dựa theo tính chất của cuộc họp, bạn nên nhớ đến các yếu tố như ánh sáng, không gian thực tế, chất lượng cách âm và tiếng vang của phòng họp, … Hoặc cuộc họp cần đòi hỏi những tiện ích như bảng trắng, máy chiếu, TV, flipchart, điều hòa, ghế xoay,…

Nếu chỉ nhìn trên ảnh mà mình được báo giá, rất khó để bạn có thể nắm được chất lượng phòng họp đó có đảm bảo hay không. Do vậy để tránh những rủi ro có thể xảy ra hay trải nghiệm không tốt đến “cấp trên”, bạn nên xem xét kỹ càng chất lượng và tiện nghi mà phòng họp đó mang lại sao cho xứng đáng với chi phí mình bỏ ra nhé! 

3. Dịch vụ đi kèm

Tiếp đến, thêm một bước mà bạn không nên bỏ quên khi khảo giá phòng họp đó chính là các dịch vụ đi kèm. Bạn chỉ cần một phòng họp đơn giản cho team? Hay bạn cần một phòng họp thật sang trọng và nghiêm chỉnh để gặp mặt cổ đông/khách hàng, đi kèm đó là dịch vụ tea-break, nước uống và in ấn tài liệu trong suốt buổi họp? Hãy phân tích nhu cầu và lịch trình chi tiết, những gì cần chuẩn bị và những gì bên cho thuê có thể đáp ứng để hỗ trợ cho buổi họp của bạn. Thêm vào đó, bạn nên làm rõ các khoản dịch vụ đi kèm đó có chi phí được gộp chung hay tách riêng so với giá thuê phòng ban đầu để không “ngỡ ngàng” khi thanh toán nhé!

4. Thời gian 

Chắc hẳn rằng trước mỗi buổi họp quan trọng, chúng ta đều phải đến sớm hơn thời gian dự tính ít nhất 30 phút để kiểm tra lại tình trạng phòng họp đã được setup đúng yêu cầu hay chưa. Vì vậy bạn đừng quên làm việc với bên cho thuê không gian nếu họ có thể hỗ trợ trong trường hợp bạn đến sớm hơn để kiểm tra phòng họp. Hơn nữa bất kỳ một cuộc họp nào cũng có thể kéo dài ngắn hơn hoặc “lố” dài hơn ngoài dự kiến, việc bạn trao đổi trước và nắm được mức giá và quy định về thời gian của những không gian đó cũng sẽ là một lợi thế cho bạn đấy.  

5. Quy mô 

Với mỗi số lượng người đưa ra khác nhau thì sẽ có những phòng họp với kích cỡ khác nhau mà bạn lựa chọn. Do đó khi khảo giá bạn nên nhắm chính xác hoặc tương đương số lượng người tham dự để bên cho thuê có thể đưa ra những phòng họp phù hợp theo yêu cầu. 

6. Đội ngũ nhân viên

Lưu ý cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng đó là thái độ và sự chuyên nghiệp của nhân viên không gian. Họ sẽ là những người chuẩn bị trực tiếp cho phòng họp của bạn cũng như hỗ trợ bạn các vấn đề như tiếp đón khách, in ấn, phục vụ trà nước, v.v Vậy nên một không gian với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp chắc chắn sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất trước, trong và sau khi thuê phòng họp. 

Bạn đang tìm kiếm và có nhu cầu thuê phòng họp theo giờ gần đây? Tải app Smartos Booking – Space Hunter để book phòng họp giá rẻ và chất lượng ngay cho team bạn.

Đăng ký để nhận nội dung và tin tức mới nhất của chúng tôi trực tiếp vào hộp thư đến của bạn