Làm thế nào để tiết kiệm thời gian khi vận hành văn phòng coworking?

Làm thế nào để tiết kiệm thời gian khi vận hành văn phòng coworking?

Để vận hành văn phòng coworking hiệu quả thì thông thường đội ngũ quản lý và chủ không gian thường tốn rất nhiều thời gian. Mỗi ngày, bạn phải quản lý và thực thi hàng tá những công việc thủ công. Vậy làm sao để có thể tiết kiệm được thời gian và chi phí khi vận hành coworking? Cùng tìm hiểu với Smartos nhé!

Những công việc thủ công trong vận hành văn phòng coworking đang khiến bạn tốn thời gian như thế nào?

Xem thêm: TẠI SAO BẠN CẦN MỘT PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÔNG GIAN LÀM VIỆC CHUNG

Chắc hẳn chủ không gian nào cũng đã từng phải đau đầu, bận rối tung rối mù vì những công việc hàng ngày. Những việc như thống kê số lượng khách hàng, kiểm tra tình trạng phòng, kiểm két tiền,… tưởng chừng rất đơn giản. Nhưng lại đòi hỏi sự cẩn thận và tốn nhiều công sức.

Thậm chí, có những địa điểm, chủ không gian phải tuyển dụng riêng một nhân viên chuyên phụ trách những công việc này. Điều này không chỉ làm tốn thời gian. Mà còn ngốn thêm ngân sách, nhất là trong thời gian khó khăn hậu Covid thế này.

Smartos Vận hành coworking
Vận hành văn phòng coworking space cần đầu tư vào công nghệ

A. Mất ít nhất 1 tiếng mỗi ngày để kiểm tra vật dụng và tình trạng phòng

Việc đầu tiên mỗi ngày đối với đội ngũ quản lý và vận hành coworking space chính là kiểm tra vật dụng và phòng ốc. Việc này khá quan trọng. Bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của không gian và trải nghiệm của khách hàng. Các bạn nhân viên thường phải đi kiểm tra tất cả bàn ghế, ổ cắm điện, công tắc, tủ,… Để có thể đảm bảo chúng vẫn hoạt động tốt, đủ điều kiện để phục vụ khách hàng.

Bên cạnh đó, số lượng của trà, cà phê hòa tan, bút, giấy,…cũng luôn được cập nhật. Việc đó theo ngày hoặc theo tuần để nhân viên có thể kịp thời đặt thêm. Từ đó, đảm bảo số lượng khi khách có nhu cầu sử dụng. Thông thường, nhân viên sẽ kiểm tra và ghi chú lại số lượng trên file excel. Sau đó các bạn trong team vận hành có thể nắm tình hình và số lượng chính xác.

Với những không gian nhỏ, khoảng từ 15-20 chỗ ngồi, việc này sẽ tốn ít nhất 30′ tới 1 tiếng mỗi ngày. Tuy nhiên, nếu không gian rộng hơn, nhiều chỗ, nhiều tầng hơn thì việc kiểm tra lại rất tốn thời gan, công sức.

Đặc biệt, nó có thể dẫn đến nhiều sai sót trong quá trình kiểm tra. Ngoài ra còn làm chậm trễ việc lấp đầy các thiết bị kịp thời. Điều đó có thể tạo ấn tượng và trải nghiệm không tốt cho người sử dụng không gian coworking.

B. Nan giải vì quản lý thông tin đặt phòng và khách hàng

Quản lý đặt phòng và lượng khách hàng chính là việc không thể thiếu khi vận hành toà nhà coworking. Đội ngũ vận hành thường phải thường xuyên cập nhật số lượng khách hàng. Cũng như lượt khách đến sử dụng địa điểm cùng với số lượng đặt phòng theo ngày. Những thông tin về khách hàng. Ví dụ như các gói dịch vụ đang sử dụng, ngày nhận phòng, trả phòng,… Tất cả phải được cập nhật kịp thời để bộ phận vận hành không gian chuẩn bị sẵn sàng. Bên cạnh đó, thông tin về khách như tên, tuổi, quốc tịch,…cũng cần được ghi chép và lưu trữ. Vì nó sẽ là nguồn dữ liệu đáng quý cho việc phân tích. Và kể cả dự đoán kinh doanh vào mỗi tháng của chủ không gian.

Với tính chất linh hoạt của coworking space, số lượng khách sẽ thay đổi theo giờ. Thậm chí có nhiều địa điểm, khách sẽ thay đổi theo ngày. Đây chính là khó khăn lớn nhất với đội ngũ vận hành trong việc đảm bảo thống kê đầy đủ, chính xác và nhanh chóng. Hiện nay, đa số không gian đều thu thập khách hàng khá thủ công bằng giấy hoặc bằng file excel. Điều đó khá tốn thời gian, nhiều rủi ro và khó có thể lưu trữ dữ liệu lâu dài.

C. Đau đầu để quản lý chi phí, doanh thu và báo cáo hàng tháng

Không chỉ đối với đội ngũ mà các chủ không gian cũng gặp nhiều rắc rối khi vận hành. Hàng ngày hoặc hàng tháng, chủ không gian đều phải quản lý  doanh thu của rất nhiều dịch vụ. Chẳng hạn nguồn doanh thu chính từ các gói thuê chỗ ngồi. Hay doanh thu từ các dịch vụ tăng thêm như in ấn, thức uống,…

Bên cạnh đó, họ còn phải nắm được cơ cấu doanh thu để biết được nguồn thu chính đến từ những loại dịch vụ nào. Từ đó có thể quyết định những chiến lược xúc tiến bán hàng phù hợp. Đặc biệt, vấn đề trong quản lý doanh thu chính là đảm bảo sự đồng nhất số liệu. Chính là số liệu trên bảng doanh thu thống kê và dòng tiền thực tế. Việc đối chiếu để trùng khớp tiền thực thu và số liệu thống kê khiến cả nhân viên quản lý và chủ không gian phải vò đầu bứt tóc. Vì thế, hàng ngày, sau giờ hoạt động, nhân viên lễ tân phải đếm và kiểm két tiền bằng tay. Nó rất tốn thời gian và công sức.

Bên cạnh doanh thu, đội ngũ vận hành phải thống kê hàng loạt chi phí hàng tháng. Mỗi không gian có rất nhiều loại chi phí. Chẳng hạn như điện, nước, văn phòng phẩm,…cần được thống kê và quản lý. Thế nhưng trên thực tế, các doanh nghiệp đều hay quản lý thu chi, dòng tiền bằng file excel hoặc phần mềm kế toán riêng biệt. Việc sai sót trong quản lý chi phí có thể ảnh hưởng đến cân bằng thu-chi của doanh nghiệp. Có thể khiến chủ không gian đưa ra những chiến lược kinh doanh sai lệch.

Thêm vào đó, thu-chi của doanh nghiệp ảnh hưởng trực tiếp đến thuế và kiểm toán thuế hằng năm. Vì vậy, bất kì sai lệch nào trong con số hay chứng từ hóa đơn đều dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng. Điều đó có thể khiến doanh nghiệp có thể bị phạt một số tiền khá lớn khi có kiểm toán thuế hàng năm.

Không chỉ có doanh thu và chi phí, hàng tháng! Chủ không gian đều yêu cầu đội ngũ của mình phải lập các báo cáo hàng tháng. Ví dụ như báo cáo kinh doanh, báo cáo công việc, báo cáo khách hàng,… Đội ngũ nhân viên có thể phải mất 1 đến 2 ngày để hoàn thành báo cáo vào cuối tháng. Chưa kể đến, việc lập báo cáo thủ công làm phát sinh những sai sót và chậm trễ.

Như vậy chủ không gian khó có cái nhìn bao quát về việc kinh doanh của không gian. Hay hiệu suất làm việc của đội ngũ. Chưa kể đến, họ phải mất thời gian để họp riêng các bộ phận.  Để đánh giá công việc hàng tháng cũng như đọc và phân tích từng báo cáo riêng lẻ.

D. Khó khăn khi giao tiếp, tư vấn cho khách hàng

Một vấn đề cũng làm tốn khá nhiều thời gian chính là tư vấn và giao tiếp với khách hàng. Hầu hết, ở các coworking, đội ngũ quản lý sẽ trao đổi với khách thông qua các kênh MXH. Hay Skype, Slack hoặc Zalo. Các bạn nhân viên tốn gần như 60-70% thời gian trong ngày để tư vấn các gói dịch vụ. Ngoài ra nó còn là kênh để giải quyết những vấn đề phát sinh từ khách hàng.

Bên cạnh đó, việc quản lý quá nhiều kênh giao tiếp sẽ làm tốn thêm rất nhiều thời gian. Và khó có thể tối ưu hóa hiệu suất công việc. Bên cạnh đó, khi không gian có thông báo, hoặc sự kiện, đội ngũ vận hành coworking phải thông báo ở tất cả các kênh giao tiếp để đảm bảo khách nắm được thông tin. Điều này có thể làm phiền đến khách hàng. Và đôi lúc khách hàng không có thời gian để đọc hay cập nhật những thông tin này kịp thời.

Vậy đối mặt với hàng tá vấn đề như thế, các chủ không gian và đội ngũ vận hành phải làm thế nào để tiết kiệm thời gian?

Xem thêm: QUY TRÌNH VẬN HÀNH QUẢN LÝ TOÀ NHÀ HIỆU QUẢ

Smartos giúp bạn tiết kiệm vài tiếng đồng hồ mỗi ngày!

Nếu bạn đang băn khoăn tìm ra cách vừa vận hành văn phòng coworking hiệu quả, vừa tiết kiệm được thời gian và chi phí thì Smartos chính là giải pháp hữu hiệu cho bạn. Smartos có thể giúp bạn tiết kiệm từ 3-4 tiếng mỗi ngày bằng cách tự động hóa các công việc thủ công.

Phần mềm quản lý coworking
Bộ phần mềm quản lý coworking Smartos gồm nền tảng web CRM, ứng dụng đặt phòng và ứng dụng White-Label

Đầu tiên, Smartos cung cấp nền tảng quản lý không gian với đầy đủ những tính năng cần thiết để quản lý và vận hành không gian:

  • Quản lý đặt phòng trực tuyến: Với giao diện trực quan, Smartos có thể quản lý quá trình đặt chỗ nhanh chóng. Nó cung cấp thông tin cần thiết. Ví dụ như về việc đặt phòng, như tổng số đơn, số phòng đã và chưa thanh toán. Hay thời gian nhận phòng và trả phòng mỗi ngày, v.v. Bên cạnh đó bạn có thể dễ dàng cập nhật tình trạng phòng hằng ngày, phù hợp với thực tế.
  • Quản lý thành viên: Smartos cho phép bạn dễ dàng quản lý thành viên, tạo bản ghi thông tin bổ sung. Từ đó xuất thành báo cáo dữ liệu khách hàng cần thiết khi cần. Tất cả những thông tin về khách hàng, kèm theo lịch sử giao dịch và báo cáo sự cố sẽ được lưu trữ để bạn dễ dàng truy cập.
  • Quản lý thu chi: Đây chính là tính năng được ưa chuộng của Smartos. Với phần mềm này, bạn sẽ dễ dàng kiểm soát được doanh thu hàng tháng của từng loại hình kinh doanh. Từ đặt phòng, đến dịch vụ tăng thêm. Bên cạnh đó, những khoản chi phí cũng sẽ được nhân viên cập nhật vào hệ thống để lưu trữ. Từ những số liệu này, bạn có thể tính được khoản lãi, lỗ hàng tháng. Từ đó, bạn có thể đưa ra những kế hoạch và chiến lược để tăng doanh thu. Hoặc giảm chi phí phù hợp cho không gian của mình.
  • Quản lý hóa đơn: Smartos có thể tự động xuất hóa đơn dựa vào yêu cầu của thành viên. Và dễ dàng tích hợp với hóa đơn của cả hệ thống.
  • Xuất báo cáo theo yêu cầu: Lợi thế của Smartos chính là bạn có thể dễ dàng xuất báo cáo. Nó sẽ liên quan đến khách hàng, doanh thu, chi phí, booking theo yêu cầu. Không cần phải sử dụng đến Excel như trước đây, bản báo cáo sẽ đầy đủ, xác thực và minh bạch hơn với Smartos.
  • Quản lý nguồn lực: Smartos giúp bạn lưu trữ và cập nhật thông tin về các nguồn lực. Như cơ sở vật chất, thiết bị,….hàng ngày. Không cần phải tốn quá nhiều thời gian! Chỉ cần vài thao tác nhập dữ liệu đơn giản! Bạn đã có thể theo dõi số lượng thiết bị hàng ngày để đáp ứng kịp thời.

Bên cạnh đó, Smartos còn có ứng dụng White-label được xây dựng riêng cho từng không gian. Tất cả những yêu cầu về quản lý và kết nối với khách hàng sẽ được gói gọn trong ứng dụng White-Label. Khách hàng có thể dễ dàng theo dõi các gói dịch vụ. Hoặc tình trạng trống của các loại dịch vụ,…thông qua ứng dụng này.

Bên cạnh đó, họ còn có thể gửi ngay những feedback. Hay sự cố của mình đến cho bộ phận vận hành nhanh chóng chỉ bằng vài cú chạm. Đội ngũ quản lý sẽ nhanh chóng cập nhật và giải quyết vấn đề cho khách hàng nhanh chóng. Từ đó, có thể nâng cao trải nghiệm khách hàng. Điều quan trọng nữa của White-Label chính là ứng dụng có thể gửi thông báo và chat trực tiếp với khách hàng. Thay vì phải thông báo ở quá nhiều kênh. Hay trò chuyện với khách ở quá nhiều công cụ như trước. Đội ngũ vận hành có thể tập trung vào kênh chính thức của riêng không gian. Nó giúp rút ngắn thời gian tư vấn, trò chuyện với khách rất nhiều.

Để tìm hiểu thêm về nền tảng đặt phòng trực tuyến của Smartos, hãy liên hệ tại đây và tìm hiểu cách đặt phòng an toàn có thể hệ thống hóa quy trình vận hành của không gian bạn.

Xem thêm: TOP 13 PHẦN MỀM QUẢN LÝ GIÚP TIẾT KIỆM THỜI GIAN VẬN HÀNH KHÔNG GIAN LÀM VIỆC CHUNG

Đăng ký để nhận nội dung và tin tức mới nhất của chúng tôi trực tiếp vào hộp thư đến của bạn