5 bước để chọn phần mềm quản lý không gian phù hợp

5 bước để chọn phần mềm quản lý không gian phù hợp

Tìm kiếm phần mềm quản lý không gian làm việc của bạn không phải là một việc đơn giản. Thực tế thì, không có giải pháp phần mềm nào phù hợp với tất cả mọi văn phòng. Và phần mềm quản lý phù hợp nhất cho không gian của bạn phụ thuộc vào doanh nghiệp, quy trình và mục tiêu kinh doanh.

Nhưng nếu có cách tiếp cận hợp lý, bạn sẽ có thể xác định được công cụ phù hợp nhất với nhu cầu của mình. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức trong việc tìm kiếm và lựa chọn phần mềm quản lý văn phòng.

1. Xác định mức độ cần thiết dành cho phần mềm quản lý của không gian

Đầu tiên, bạn cần xem xét liệu bạn có cần một phần mềm để quản lý không gian hay không. Nếu văn phòng của bạn có quy mô nhỏ, và những công cụ truyền thống vẫn đang giúp bạn kiểm soát được công việc, thì có thể bạn chưa cần phải áp dụng một phần mềm quản lý.

Tuy nhiên, bạn cũng nên thật sự tính toán, đo lường thời gian bạn dành cho những việc như lên đơn booking, quản lý thanh toán, quản lý hóa đơn, kiểm tra đơn booking mới vào mỗi ngày, v.v. Sau đó, hãy chia chi phí của phần mềm với thời gian mà phần mềm giúp bạn thực hiện những công việc đó, và so sánh số liệu đó với tỉ lệ hàng giờ của bạn để quản lý không gian thủ công.

Đó là cách để bạn biết phần mềm quản lý không gian có là khoản đầu tư đáng giá không.

2. Xác định yêu cầu của bạn đối với một phần mềm quản lý không gian

Khi bạn đã quyết định sử dụng phần mềm quản lý nơi làm việc, hãy nghiên cứu và tìm hiểu những tính năng bạn cần có ở ứng dụng này.

Bắt đầu từ việc lên danh sách những vấn đề hiện tại của không gian mà bạn muốn giải quyết. Điều này sẽ giúp bạn hiểu rõ những ưu tiên của bạn. Đồng thời, bạn cũng xác định các chức năng chính mà bạn đang tìm kiếm trong phần mềm. Một số tính năng bạn có thể cân nhắc như:

  • Quản lý nhiều chi nhánh của không gian
  • Tự động hóa quy trình booking và thanh toán
  • Cung cấp trải nghiệm thành viên tốt hơn
  • Quản lý các dịch vụ của không gian hiệu quả hơn
  • v.v…

Đồng thời, hãy dựa vào tầm nhìn của bạn cho không gian, để đưa ra lựa chọn đầu tư thông minh cho một giải pháp giúp nâng cao sự phát triển của không gian.

3. Lựa chọn phần mềm dựa trên ngân sách của bạn

Khi đã xác định được các yêu cầu của không gian, việc cần làm tiếp theo là bạn đưa ra mức ngân sách mà bạn dự định đầu tư.

Đưa ra mức ngân sách chính xác không phải là việc dễ dàng. Nó còn phụ thuộc vào các tùy chọn về sản phẩm của các nhà cung cấp. Tuy nhiên việc xác định ngân sách tương đối sẽ giúp bạn chọn được nhóm nhà cung cấp để mời phỏng vấn, và yêu cầu demo.

Bạn có thể lựa chọn việc mua phần mềm trọn gói, hoặc thuê phần mềm. Hoặc bạn chọn chia ra các giai đoạn triển khai, nâng cấp. Cách này sẽ phù hợp với dòng tiền đầu tư của doanh nghiệp hơn.

4. So sánh và lựa chọn phần mềm phù hợp

Thực hiện việc tìm kiếm phần mềm trên các trang web của các nhà cung cấp phần mềm quản lý không gian khác nhau. Sau đó, bạn liên hệ với nhà cung cấp phần mềm mà bạn lựa chọn. Họ sẽ hỗ trợ bạn tìm hiểu về phần mềm và các dịch vụ mà công ty cung cấp.

Ngoài ra, hãy xem đánh giá từ các khách hàng khác của phần mềm mà bạn đang xem xét. Khi chọn một nhà cung cấp phần mềm, bạn nên lựa chọn các công ty đang dẫn đầu thị trường. Smartos CRM hiện đang là phần mềm quản lý không gian uy tín và hiệu quả ở Việt Nam.

5. Yêu cầu bản demo

Mục đích của việc xem bản demo nhằm đánh giá xem phần mềm có phù hợp với bạn không. Qua đó, bạn sẽ thấy được tiềm năng của phần mềm trong tương lai.

Có 6 tiêu chí chính của một bản demo mà bạn cần quan tâm:

  • Khả năng tích hợp với các phần mềm hiện tại
  • Dễ sử dụng
  • Nhập liệu đơn giản
  • Tính năng linh hoạt
  • Hiệu suất cao
  • Hệ thống báo cáo đa dạng

Khi tham gia các buổi demo phần mềm, bạn cần đưa ra những ưu, khuyết điểm của phần mềm. Việc này sẽ giúp bạn đưa ra những yêu cầu cải thiện về sản phẩm tốt hơn.

Với Smartos, bạn hoàn toàn có thể trải nghiệm phần mềm quản lý không gian hiệu quả như thế nào. Từ việc quản lý đơn đặt phòng, quản lý khách hàng, quản lý thu chi, … đến thống kê dữ liệu để làm báo cáo, đều được Smartos hoàn thành tự động.

Trong kỷ nguyên số hóa, việc áp dụng phần mềm vào việc điều hành, quản trị doanh nghiệp đang dần trở thành xu hướng. Sau khi tiến hành các bước trên, quá trình ra quyết định của ban giám đốc công ty diễn ra dễ dàng và nhanh chóng.

Smartos là phần mềm hỗ trợ quản lý văn phòng làm việc và không gian hiệu quả. Với các chức năng tự động hóa những công việc thủ công, cũng như tối đa hóa hiệu suất công việc, Smartos sẽ là sự lựa chọn làm tăng sự hài lòng cho cả nhân viên và khách hàng của bạn. Nếu bạn đang sở hữu một cơ sở không gian, đừng bỏ lỡ cơ hội trải nghiệm Smartos tại đây.

Đăng ký để nhận nội dung và tin tức mới nhất của chúng tôi trực tiếp vào hộp thư đến của bạn