Tại sao bạn cần một phần mềm quản lý không gian làm việc chung?

Tại sao bạn cần một phần mềm quản lý không gian làm việc chung?

Nếu bạn đang kinh doanh không gian làm việc chung, bạn đã từng nghe qua về phần mềm quản lý không gian làm việc chung (coworking space). Phần mềm CRM chăm sóc khách hàng, phần mềm quản lý khách hàng, hay phần mềm CRM cũng là những phần mềm có thể dùng để quản lý các không gian làm việc chung. Những loại phần mềm như thế này là một khoản đầu tư hiệu quả khi nó có thể làm giúp bạn những việc như:

  • Lập kế hoạch và tối ưu hóa không gian làm việc chung của bạn
  • Thu hút khách hàng
  • Nâng cao thương hiệu không gian làm việc chung của bạn
  • Xây dựng cộng đồng ở không gian làm việc chung
  • Xử lý đơn thanh toán

Nhu cầu sử dụng không gian làm việc chung của mọi người ngày càng tăng. Các nhà quản lý cần dành nhiều thời gian hơn trong việc quản lý không gian, quản lý thiết bị, quản lý nhân sự ,cũng như quản lý khách hàng. Vì vậy, việc sử dụng một phần mềm quản lý coworking mang lại hiệu quả trong quản lý.

Xem thêm: PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN PHÒNG KHÁC GÌ VỚI PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÔNG GIAN LÀM VIỆC

Bên cạnh những lợi ích mà phần mềm có thể mang lại như trên, dưới đây là một số chức năng khác mà chủ sở hữu không gian làm việc chung có thể cân nhắc sử dụng:

1. Phần mềm quản lý không gian làm việc chung có thể tự động đặt phòng

Một trong những lợi ích mà ứng dụng quản lý coworking space mang lại là giúp các nhà quản lý giải quyết những khó khăn trong việc đặt chỗ. Cụ thể hơn, nó giúp xử lý những vấn đề liên quan đến đặt chỗ và kiểm tra lịch trình để hạn chế tình trạng đặt trước quá nhiều. Điều này giúp các nhà quản lý tiết kiệm thời gian hơn. Nhờ đó, họ có thể tập trung trong những việc khác.

Ví dụ, chức năng Đặt chỗ của phần mềm Smartos CRM với giao diện trực quan, có thể quản lý quá trình đặt chỗ nhanh chóng. Nó cung cấp thông tin cần thiết về việc đặt phòng, như tổng số đơn, số phòng đã và chưa thanh toán, nhận phòng và trả phòng mỗi ngày. Cách hoạt động của Smartos cũng tương tự như những phần mềm quản lý dữ liệu khác trên thị trường. Mọi thông tin, dữ liệu được tập trung về một mối, giúp người sử dụng dễ dàng tìm kiếm, triết suất, cập nhật báo cáo định kỳ…

2. Quản lý gói thành viên

Bằng việc sử dụng các phần mềm số hoá, các nhà quản lý không cần phải sử dụng bảng tính, hay các cách nhập dữ liệu thủ công khác để quản lý gói thành viên. Khi mọi dữ liệu thông tin đều được tự động hoá, các nhà quản lý dễ dàng theo dõi tình hình sử dụng phòng họp và không gian làm việc chung để phân bổ thời gian đặt phòng phù hợp của khách hàng.

Phần mềm quản lý coworking như Smartos có thể cung cấp báo cáo về lựa chọn sử dụng không gian làm việc của khách hàng, vì vậy các chủ không gian có thể phân tích và đưa ra xu hướng hoạt động ở không gian của họ. Từ đó có thể đưa ra những đề xuất, thay đổi phù hợp với nhu cầu và mong muốn của khách hàng.

Báo cáo của SMARTOS
Giải pháp quản lý coworking space thông minh của Smartos

Xem thêm: PHẦN MỀM CRM – GIẢI PHÁP THÔNG MINH CHO KHÔNG GIAN LÀM VIỆC CHUNG

3. Tăng mức nhận diện thương hiệu

Bên cạnh các điểm tương tác với khách hàng như logo, trang web, quảng cáo hiển thị hình ảnh, v.v., các phần mềm CRM để quản lý không gian làm việc chung giúp doanh nghiệp củng cố chiến lược xây dựng thương hiệu nhất quán cho tất cả các sản phẩm và dịch vụ của mình.

Nếu bạn sử dụng phần mềm CRM của Smartos thì sẽ được miễn phí listing trên ứng dụng Smartos Booking – ứng dụng giúp người dùng tìm kiếm và đặt chỗ không gian, phòng làm việc tại các không gian làm việc chung của bạn đồng thời giúp giúp tăng mức độ nhận biết thương hiệu với khách hàng.

Theo Lucidpress, một kết luận cho rằng việc xây dựng thương hiệu nhất quán giúp doanh nghiệp tăng doanh thu khoảng 33%. Hơn nữa, các thương hiệu được trình bày đồng bộ có khả năng hiển thị thương hiệu cao hơn 3 đến 4 lần.

4. Quản lý các thiết bị IoT (Internet vạn vật) để tăng hiệu quả cho không gian làm việc

Internet vạn vật là một liên mạng, trong đó các máy móc, văn phòng và các trang thiết bị khác được cài đặt để có khả năng kết nối mạng máy tính, giúp cho các thiết bị này có thể thu thập và truyền tải dữ liệu.

Ở các không gian làm việc chung, các thiết bị đó có thể kể đến như cảm biến, màn hình, đèn, khóa thông minh, v.v. Một số phần mềm có chức năng quản lý và điều khiển các thiết bị đó sẽ giúp các nhà quản lý và thành viên của không gian làm việc dễ dàng hơn.

Thứ nhất, nhà quản lý không gian làm việc chung có thể xem và điều chỉnh tất cả thông tin về cơ sở hạ tầng như nhiệt độ, các thiết bị được sử dụng và số lượng nhân viên văn phòng từ một bảng điều khiển.

Các thành viên của không gian cũng có thể nhận những tiện ích mà các thiết bị Internet vạn vật mang lại. Ví dụ, một màn hình thông minh có thể được đặt ở cửa các phòng họp có tính năng cập nhật lịch đặt phòng. Điều này cho phép các thành viên nhanh chóng xác định tình trạng phòng họp và sắp xếp đặt chỗ nếu cần thiết.

5. Kết nối với khách hàng

Trước đây, các nhà quản lý thường sử dụng email hoặc nhóm chat để chia sẻ thông tin với các khách hàng trong không gian làm việc chung. Tuy nhiên, những tin nhắn và thông báo này rất dễ bị bỏ sót.

Tính năng Enquires trên ứng dụng Smartos Booking sẽ giúp khách hàng trực tiếp gửi những thắc mắc và yêu cầu tới nhân vân và quản lý của không gian. Đồng thời trong Smartos CRM, nhân viên sẽ nhận được thông báo và có thể dễ dàng theo dõi lịch sử từng yêu cầu của khách hàng.

6. Cung cấp thêm nhiều phương thức thanh toán

Đơn giản hóa việc lập hóa đơn là một lợi ích đáng kể mà các thành viên của không gian muốn sử dụng phần mềm không gian làm việc chung. Bên cạnh đó, người quản lý sẽ không còn phải đối mặt với những công việc khó khăn trong việc truy xuất hóa đơn.

Các thành viên có thể đăng nhập vào ứng dụng trên thiết bị di động, đặt phòng và sau đó gửi thanh toán một cách dễ dàng. Điều này làm giảm thời gian chờ đợi và các cuộc trò chuyện khác liên quan đến việc lập hóa đơn.

Hầu hết các CRM quản lý như Smartos đều có nhiều tùy chọn để thanh toán qua thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ. Sau đó, khách hàng sẽ tự động nhận được thông tin xác nhận qua email sau khi hoàn tất đặt phòng. Điều này mang lại cho các thành viên sự thuận tiện hơn và cũng giúp ngăn ngừa rủi ro liên quan đến hóa đơn thủ công. Những vấn đề này có thể kể đến khó khăn trong việc giám sát và gia tăng nguy cơ chênh lệch, đặc biệt là trong mùa thuế.

Tổng kết

Ngoài CRM để chăm sóc khách hàng, SMARTOS còn cung cấp ứng dụng di động miễn phí cho khách hàng của các không gian. Người dùng có thể đăng nhập và nhắn tin với nhân viên của không gian, thay vì phải đến quầy lễ tân. Ứng dụng này tiết kiệm thời gian cho khách hàng trong việc tìm kiếm và lựa chọn không gian làm việc.

Xem thêm: SMARTOS BOOKING HỖ TRỢ KHÁCH THUÊ COWORKING SPACE

Trước đây, khách hàng mất nhiều thời gian, và sử dụng nhiều nền tảng, thiết bị để tìm không gian làm việc. Họ phải lên mạng tìm kiếm thông tin và đánh giá của những khách hàng khác về từng không gian làm việc, truy cập trang web của mỗi nơi để biết thêm thông tin chi tiết. Nếu muốn quan sát rõ hơn từng không gian, họ phải đến trực tiếp nơi. Để đặt phòng, họ có thể phải gọi cho lễ tân, hoặc đến trực tiếp không gian đó để đặt chỗ.

Tuy nhiên, với ứng dụng Smartos, khách hàng dễ dàng dùng điện thoại và truy cập vào thông tin họ muốn biết về không gian làm việc. Sau đó, khách hàng có thể hỏi nhân viên của không gian đó để biết thêm thông tin, cũng như đặt chỗ.

Đăng ký để nhận nội dung và tin tức mới nhất của chúng tôi trực tiếp vào hộp thư đến của bạn